Stappenplan
burgercorrespondentie

U wilt een brief van een burger beantwoorden (AB)

U neemt het initiatief
tot een brief aan een burger (IB)

1       Analyseer de aanleiding

Wat wil de burger vragen of mededelen?

Wat wilt u vragen of mededelen?

Welke motivering heeft de burger?

Wat is uw aanleiding?

Wat is uw antwoord op de vraag, of uw reactie op de mededeling van de burger?

Welke motivering heef u bij uw antwoord of uw reactie?

Wat is de voorgeschiedenis?

Welke regelingen zijn van toepassing?

Wat voor actie onderneemt u?

Wat voor actie moet de burger ondernemen?

2         Schrijf uw brief

Kies een aanhef, een afsluiting en een manier van aanspreken

Parafraseer vragen of mededelingen van de burger

Schets uw aanleiding

Bedenk een positieve respons

Bedenk een positieve binnenkomer

Geef antwoord of reageer

Stel uw vraag of doe uw mededeling

Motiveer uw antwoorden of reacties

Motiveer uw vraag of mededeling

Omschrijf de actie die  zal ondernemen

Omschrijf de actie die u van de burger verwacht

Bedenk een open einde

Bedenk een positief P.S.

3         Controleer uw brief op burgergerichtheid

Hebt u de relatie tussen de verwachting en de ervaring van de burger geoptimaliseerd?

Hebt u binnen de voorwaarden en regels alles voor de burger gedaan?

Is uw taalgebruik duidelijk en vriendelijk?

Hebt u de brief snel, foutloos en controleerbaar afgehandeld?

4         Redigeer uw brief

Redigeer op zinsbouw.

Redigeer op woordkeus

Redigeer op spelling

Redigeer op leestekens

Redigeer op Tantalusproblemen